Organizzare un evento per fare business è un’ottima occasione per promuovere i valori di un brand, incontrare potenziali clienti e collaboratori, e stabilire nuove partnership commerciali. Per farlo, tuttavia, occorrerà mettere in conto una buona pianificazione, fatta di cura dei dettagli e di attenzioni che gli ospiti non mancheranno di notare.
In questo articolo, verranno dati alcuni consigli e suggerimenti, utili per organizzare un evento di successo che contribuisca positivamente a fare business e a raggiungere sempre nuovi obiettivi di crescita. Si discuterò di come definire il pubblico target, scegliere la location giusta, pianificare un programma coinvolgente, gestire il budget e molto altro ancora. Ovviamente, al di là di tutte queste informazioni, è sempre consigliabile rivolgersi a professionisti del settore, che possono guidare il cliente e occuparsi di ogni dettaglio. Nelle grandi città questo aiuto può rivelarsi molto importante, proprio per le difficoltà che una realtà più estesa può creare; le agenzie eventi Milano, ad esempio, possono sfruttare appieno il potenziale di una città così ricca di possibilità, facilitando non poco il lavoro di chi vuole organizzare un evento per la propria attività.
Pianificare con un certo anticipo
Pianificare con un certo anticipo è un passo cruciale per garantire la buona riuscita dell’evento. La fretta, infatti, può essere una pessima consigliera e portare a dimenticare dettagli importanti o causare intoppi sgradevoli che potrebbero compromettere il successo della “grande soirée”.
Al contrario una pianificazione ragionata dà la possibilità di individuare possibili problematiche, come la scomodità o l’inappropriatezza di una location o costi eccessivi da parte di fornitori come catering e allestimenti. Il tempo consente di prendere le giuste decisioni e, ovviamente, di trovare soluzioni ai problemi prima che diventino ostacoli insormontabili. Inoltre questo modo di procedere permette di ottimizzare il budget disponibile e, quindi, di evitare di spendere denaro in modo inefficace.
Curare i dettagli
Curare i dettagli è fondamentale per rendere l’evento gradito e utile per gli obiettivi di business. Anche le piccole attenzioni. Infatti, possono fare la differenza e creare un’esperienza memorabile per gli ospiti. Ad esempio un errore comune è quello di offrire un generoso buffet o una cena che non tenga conto delle esigenze alimentari degli ospiti, come intolleranze, allergie o preferenze vegetariane.
Questi errori possono essere evitati ingaggiando professionisti esperti nella pianificazione di eventi aziendali, in modo tale da non dover fare tutto da soli e trovare il tempo per annotare anche i dettagli che, a una prima occhiata, potrebbero sembrare non rilevanti.
Una delle attenzioni più gradite per eventi in cui sono previsti buffet o ricevimenti è, come accennato, quella di offrire opzioni alimentari adatte a tutti gli ospiti, sia da un punto di vista salutistico che culturale: un dettaglio che viene facilmente trascurato, ma che può fare la differenza per gli ospiti e creare un’esperienza positiva.
Seguire gli ospiti dall’arrivo ai saluti
È altrettanto importante saper gestire i tempi dell’evento, cioè tutte le fasi che lo caratterizzano dall’inizio alla fine. Creare una scaletta precisa da seguire aiuta a evitare tempi morti e a mantenere il ritmo, evitando le fasi di “dispersione” che renderanno l’occasione noiosa o improvvisata.
Uno dei momenti più importanti da gestire con cura è quello dell’accoglienza, quando gli ospiti iniziano ad arrivare. In questi momenti, è facile che gli ospiti non sappiano cosa fare mentre lo staff è ancora indaffarato nel preparare gli ultimi dettagli. Allo stesso modo, anche i momenti vuoti durante l’evento devono essere gestiti con attenzione per evitare di creare noia e far scemare il livello di attenzione degli ospiti.
